Claves para un congreso exitoso

Planificación

Definir sobre qué tema va a tratar. Alrededor de ese tema, busca oradores impactantes, que den contenido de valor a los asistentes.

Tipo de lugar

Esto es lo primero que te debes plantear cuando elijas la ciudad de destino, no olvides contemplar aspectos como:

• Las comunicaciones
• Las infraestructuras de la ciudad
• El hospedaje
• Oferta turística y de ocio

Lo segundo es que tipo de lugar, algunas opciones son estas:

• Hoteles
• Centros de convenciones
• Salones de eventos
• Auditorios
• Fincas
• Bodegas
• Multiespacios
• Palacios de congreso
• Museos

 Antes de elegir debes tomar en cuenta ¿el espacio que te interesa está libre para los días que has decidido celebrar tu evento? Después la ubicación, tamaño del evento, asegúrate de que el lugar escogido está bien comunicado a través de los diferentes medios de transporte con  el aeropuerto o estaciones de autobuses. También algo a considerar es el  equipo técnico y audiovisual, comprobar que la sede escogida dispone de todo lo necesario a nivel técnico para que el congreso se desarrolle con normalidad: pantallas de proyección, micrófonos, conexión Wi-fi, iluminación, etc.

El catering es un aspecto fundamental y al momento de elegir el lugar debes tener en cuenta si el lugar te brinda ese servicio o si tendrás que contratar el servicio externamente. Por último pero no menos importante: la seguridad; debes comprobar que el espacio cumple con toda la normativa de seguridad vigente.

Convocatoria

Elabora una convocatoria dirigida al objetivo del congreso con todos los detalles, los que más importantes son:

Información general: Nombre del congreso, fechas, ciudad donde está previsto que se celebre y lugar; objetivos, programa que incluya las ponencias, las actividades, los foros de discusión, exposiciones y talleres que se vayan a llevar a cabo.

Información sobre los pagos para asistentes: Cuotas establecidas, fechas de pago y cómo realizar los pagos del congreso (nº de cuenta, banco, etc).

Información para ponentes: Cuándo y cómo presentar los trabajos, duración, fechas de entrega de presentaciones, etc.

Estrategia de comunicación

Para garantizar el éxito del congreso tendrás que definir cuáles son las herramientas más eficaces: página web, e-mailing, boletines informativos, publicidad en revistas especializadas, ruedas de prensa, redes sociales, publicidad, patrocinios, etc.

Programa de ponencias y actividades

Ya que tienes fecha, lugar y ponentes debes generar el programa de actividades para que en la comunicación y convocatoria tus posibles asistentes estén enterados de los días y horarios para cada actividad y así poder asistir sin contratiempos.