Los eventos corporativos son una herramienta del marketing y de la comunicación, la cual muchas empresas utilizan para fortalecer su branding, ya que permite generar vínculos con sus clientes, colaboradores y proveedores, su naturaleza permite comunicar información relevante de la organización o de productos y servicios, estos suelen impulsar la venta si el evento se realiza de forma exitosa.
Existe una gran variedad de tipos de eventos corporativos, de modo que cada empresa puede adaptarlo a sus objetivos. Entre los más comunes están los congresos, convenciones, exposiciones, seminarios, desayunos, comidas y cenas de empresas, team building y capacitaciones.
1.- No establecer objetivos correctamente
¿Por qué y para qué se organiza un evento? Es lo primero que debes saber y puede sonar de lo más lógico, pero si no lo definen de forma correcta es muy fácil que comiences a gastar dinero y el evento será desastre antes de que siquiera de que comience.
Una vez que hayas establecido los objetivos, puedes definir qué formato de evento se ajusta mejor a tus necesidades y comenzar a trabajar para cumplirlos.
2.- No definir una estrategia de comunicación y difusión
Si no quieres encontrarte con la desagradable sorpresa de que la asistencia no sea la esperada o que los medios de comunicación no cubran tu evento, te recomendamos que definas una estrategia de comunicación y difusión que abarque el antes, el durante y el post evento.
Para ello, es fundamental que decidas qué herramientas y canales (e-mailing, bases de datos de empleados, clientes, proveedores, redes sociales, página web, medios de comunicación, boletines informativos, publicidad, etc.) vas a utilizar para dar a conocer tu evento.
3.- Elegir una mala fecha y lugar
Un error muy habitual es escoger mal la fecha y hora de tu evento, y más al darte cuenta de que coincide con otro evento o una festividad importante restándole protagonismo al tuyo.
Si no quieres que tu evento sea un fracaso de asistencia, a la hora de establecer la fecha, ten en cuenta, las fechas y eventos importantes nacionales y locales, los grandes eventos del sector y deportivos (fútbol, fórmula 1 expos de tu giro) y evita los periodos vacacionales.
El lugar donde se lleva a cabo el evento es muy relevante, debes saber si lo puedes intervenir para la decoración ya que hay recintos muy estrictos que limitan ese aspecto, también condiciones básicas como los baños ya que dependiendo el número de invitados debes saber si estos cumplen tus expectativas ya que haciendo una encuesta en nuestras redes los baños es de lo que más se queja un invitado y puede ser hasta el motivo por el que se retiren antes de lo previsto.
Ten en cuenta los detalles como el número de asistentes, los servicios técnicos y audiovisuales con los que cuenta, si tiene cocina propia o tienes que contratar un catering y si ofrece parking. La logística es otro aspecto que no puedes pasar por alto cuando elijas el espacio. Asegúrate que cuente con aparcamiento y con zonas de carga y descarga en el caso que el evento lo requiera.
Una mala elección del lugar puede costarte el éxito de tu evento.
4.- No hacer un análisis del evento
Tu evento no termina cuando los invitados se retiran. Aun debes analizar si has alcanzado los objetivos que te habías marcado al inicio y elaborar un informe detallado con las conclusiones y los puntos de mejora para tenerlos en cuenta en próximos eventos.
Te sugerimos encuestar y analizar el nivel de satisfacción de los invitados. Y recuerda que una agencia como VEO Agency con más de 10 años realizando eventos puede apoyarte a que no cometas ningún error es más solo deberás disfrutar del evento mientras ellos se encargan de todo.
